Marie Kondo 會成為一名出色的律師。 如果需要進行一些整理，那就是公司法律部門的合同。 近藤知道，而且每位首席財務官都應該明白的是，整理工作並不是表面上的愉悅。
嵌入合同頁面的是賦予企業價值的關係和活動的歷史。 但這些法律文件中最重要的方面在如今的公司中往往無法獲得。 合同要么隱藏在文件櫃中，要么它們也可能被困在無法搜索的數字系統中。
更糟糕的是，法律部門可以通過合同管理為企業帶來的影響力通常未被認可和利用。
通過合同管理創造價值
在典型合同的生命週期中，法律團隊只參與兩次：開始時，起草、談判和執行文件； 最後，續訂、終止或管理爭議。 然而，合同的絕大部分價值存在於法律團隊通常不起任何作用的地方。
但通過在交易或關係的整個生命週期中監督合同，法律部門可以提供實時數據、監控價值洩漏、降低風險並幫助減少業務部門之間的壁壘。 它可以從一個以任務為中心的被動功能轉變為價值創造的完整來源。
合同生命週期管理 (CLM) 軟件可以實現這一點。 一旦文檔被掃描成數字格式，它們就會補充可搜索性、元數據標籤和結構，然後可以在 CLM 中讀取和管理。 這種系統的最終優勢是合同變得更快、更有效。
跨部門的可見性和協作也將得到改善，並且 CLM 可以與他們的其他 IT 系統集成。 可以跟踪數字合同的變化； 如果談判在標準合同上偏離軌道，很容易確定是在哪裡。 可以對它們進行標準化、實施版本控制、維護工作流並允許跟踪，以免錯過關鍵日期。
這很重要，因為否則，您的企業可能會賠錢。
防止價值洩露
公司流失收入或在合同中產生不必要成本的程度差異很大。 國際合同與商業管理協會 (IACCM) 估計，所有公司的平均直接合同價值流失率約為 9.3%。 那些合同執行不力的人可能會損失高達 40%。1個
這通常是由於合同穩健性問題、未實現的定價調整、不正確的發票和不合規的工作。 間接地，錯過續約和糟糕的客戶體驗也會造成損失。 但通過主動監控，可以識別和減少現有合同的成本洩漏，從而節省大量資金。 合同管理軟件可以通過避免錯過付款或收款、超額付款和罰款的最後期限，提醒法律團隊注意節省或收取收入的機會。
不斷變化的監管環境
數字化不僅意味著更智能地工作，而且更安全地工作。 公司處理的合同越多，他們可能面臨的法律風險就越大。 了解風險所在和位置對於盡職調查至關重要，而從關鍵合同數據中提取的儀表板可以輕鬆實現這一點。
借助數字系統，法律部門可以查看其擁有的合同數量、協議類型以及它們所處的渠道或細分市場，並對每份合同的重大風險和價值進行分類，以建立風險概況這生意。
在當前的氣候下，這一功能尤為重要。 在世界範圍內，法規在激增，合規的複雜性在增加，不合規的成本也越來越高。 法律團隊被要求回去重做合同，隨著法律的變化改變條款和政策。 對過去合同內容的無知不是藉口，更不用說代價高昂了。
有什麼阻礙？
一些企業不採用合同生命週期管理的部分原因在於文化，這對律師和高級管理人員來說並不奇怪。 歸根結底，法律部門和他們組成的規避風險的律師通常只是不 想 改變。
但事實上，他們不需要這樣做。 合同已經存在了數千年，儘管它們的解釋和執行隨著時間的推移而變化，但基本過程保持不變。 只有在當前的數字化和多司法管轄區時代，合同（和律師）的要求規模之大，維護合同（和律師）的通常方式才開始動搖。
法律部門缺乏技術技能也是一個促成因素。 要求在各自領域受過高等教育的法律專家也精通技術是一個障礙。 缺乏能力會導致缺乏信心，並可能阻礙改變工作管理方式的努力。 變革管理技能供不應求，因此即使存在對變革計劃的積極態度，實施它的能力也可能不存在。
如何獲得快樂
希望將法律部門數字化的公司應重點關註六個步驟：
- 進行對話。 在合同數字化和管理方面，確保每個人都在同一頁面上。 儘管可以將其主要視為法律部門單獨進行的清理工作，但仍應考慮對整個企業的影響，以最大限度地提高潛在利益。
- 繪製前方道路。 決定了數字化和管理的最終狀態後，概述如何到達那裡。 如果合同管理系統的實施包括從紙質合同轉向數字合同，則可能需要很長時間才能簡單地找到有問題的合同。
- 決定誰將運行變革計劃。 如果數字化的範圍更大，則應選擇一名高級職員來運行、交付和嵌入變更程序。 這可能意味著引入具有變革經驗的外部人員來指導該計劃。
- 知道技術適合的地方。 在掃描文檔之前，請考慮一下數字化後的用途。 掃描文檔在數字化後將置於或連接到的生命週期管理技術類型需要直接與公司和部門希望實現的目標對話。
- 引進（或建立）技能和能力。 法律部門很少有數據或分析人員，但由於缺乏專業知識或技能提升能力，因此有必要在項目生命週期甚至更長時間內引入技術技能。
- 結束步驟。 啟用舊方法的技術和流程——例如未索引的數據存儲庫或在新系統之外通過電子郵件發送的文檔——應盡快關閉或修改，以鼓勵使用新系統。
整潔的未來
整理不是清理櫥櫃，數字化合同也不是技術維護。 真正的好處要有用得多，而且是多方面的。 它們包括為成長、建立信心、改變、轉向和加速創造空間。
一個技術支持的法律部門是一個更快、更高效的部門，並且在業務中比傳統情況下發揮更大的作用。 降低了風險，抓住了機會，並節省了資金。 交易更快地完成，重點放在最重要的方面，並且以最少的勞動力快速遵守法規。 合同是一致的，不再洩漏美元。
當合同被數字化、管理並為公司工作時——而不僅僅是在其背後——不僅會為法律部門帶來歡樂，也會為整個公司帶來歡樂。